Schlank­heits­kur im Ver­band: Drei Qua­li­täts­ma­nage­ment-Model­le vor­ge­stellt

Fest steht: Wer schlag­kräf­tig und dabei mög­lichst res­sour­cen­scho­nend auf­tre­ten möch­te, wer rechts­si­cher und als Ver­band „good gover­ned“ han­deln möch­te, braucht schlan­ke Struk­tu­ren und wet­ter­fes­te Pro­zes­se. Auf dem Weg dort­hin hel­fen ver­schie­de­ne Qua­li­täts­ma­nage­ment-Sys­te­me.

Bereits seit Anfang der 2000er-Jah­re sind zwei beson­ders für Ver­bän­de rele­van­te QM-Sys­te­me im Markt: DGVM ZERT der Deut­schen Gesell­schaft für Ver­bands­ma­nage­ment e. V. (DGVM) sowie das NPO-Label für Manage­ment Excel­lence. Basis bei­der Sys­te­me ist die Nor­men­fa­mi­lie ISO 9000:2000ff. Dar­über hin­aus bestehen zwi­schen bei­den Sys­te­men wohl aber deut­li­che Unter­schie­de. Als drit­tes zu nen­nen­des Modell ist das TQE-Modell (Total-Qua­li­ty-Excel­lence) der Fund­rai­sing Aka­de­mie auf dem Markt. Es wen­det sich vor­nehm­lich an Fund­rai­sing betrei­ben­de Orga­ni­sa­tio­nen.

DGVM ZERT: Von Ver­bän­den für Ver­bän­de

Die sys­te­ma­ti­schen Kri­te­ri­en von DGVM ZERT wur­den in Abstim­mung mit den Zer­ti­fi­zie­rungs­part­nern TÜV-Rhein­land-Group und DQS ent­wi­ckelt und 2010 sowie kürz­lich wie­der einer Revi­si­on unter­wor­fen und in der nun­mehr drit­ten Auf­la­ge wei­ter auf die Bedürf­nis­se der Ver­bands­ar­beit aus­ge­rich­tet. Ziel ist und war es immer, den Anfor­de­run­gen von Ver­bän­den gerecht zu wer­den und die Qua­li­täts­norm ISO 9001:2000ff in die Ver­bands­welt zu über­tra­gen. Beson­ders mit Blick auf Ver­bän­de wur­de die ISO-Norm um Berei­che wie Finan­zen, Pres­se- und Öffent­lich­keits­ar­beit oder Lob­by­ar­beit erwei­tert.

So ent­stand eine Norm, die Orga­ni­sa­ti­ons­hil­fe und Anlei­tung zur Zer­ti­fi­zie­rung zugleich ist!

Das ist beson­ders für Ver­bän­de inter­es­sant, deren Mit­glie­der selbst DIN-zer­ti­fi­ziert sind oder die sich in einer Kon­kur­renz­si­tua­ti­on zu Orga­ni­sa­tio­nen mit ähn­li­chem Ver­bands­zweck befin­den. Als Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tem (QM-Sys­tem) legt es die Basis für leis­tungs­fä­hi­ge Pro­zes­se und Struk­tu­ren. So errei­chen Ver­bän­de ihre Zie­le effi­zi­en­ter und auf wirt­schaft­li­che Wei­se.

Mit der Norm DGVM ZERT erge­ben sich in der Pra­xis hand­fes­te Vor­tei­le, wie die mitt­ler­wei­le erfolg­rei­chen Zer­ti­fi­zie­run­gen und Audits auf­zei­gen. Vom VDZ Ver­band Deut­scher Zeit­schrif­ten e. V. über den Bau­ern- und Win­zer­ver­band Rhein­land-Pfalz Süd e. V. bis hin zur Bun­des­ar­beits­ge­mein­schaft der Frei­en Wohl­fahrts­pfle­ge (BAGFW) liegt der Fokus neben dem inter­nen Re-Fit­ting und der Trans­pa­renz guter Leis­tungs­fä­hig­keit gegen­über den Mit­glie­dern auch im Bereich Haupt- und Ehren­amt. Viel mehr auf der Gewin­nung von ehren­amt­li­chen Ver­tre­tern und der Bin­dung haupt­amt­li­cher Leis­tungs­trä­ger.

Durch die ange­leg­ten Pro­zes­se in den QM-Sys­te­men unter­stüt­zen die­se Model­le den Ver­band dabei, sich stän­dig zu ver­bes­sern und als ler­nen­de Orga­ni­sa­ti­on auf­zu­tre­ten.

Doch nicht nur mit Blick auf klas­si­sche Arbeits­ab­läu­fe unter­stützt DGVM ZERT den moder­nen Ver­band. Auch bei der Suche nach ehren­amt­li­chen Vor­stän­den, die immer schwie­ri­ger wird, kann ein zer­ti­fi­zier­tes QM-Sys­tem hel­fen. Denn gera­de auch ein QM-Sys­tem ermög­licht vor allem ehren­amt­li­chen Vor­stän­den, sich in einer rechts­si­che­ren Umge­bung zu enga­gie­ren. Es ist klar gere­gelt, wie Haf­tungs­ge­fah­ren und kar­tell­recht­li­che Risi­ken umgan­gen wer­den. Denn oft­mals ste­hen die per­sön­li­chen Risi­ken – zumal bei Berufs­ver­bän­den – noch immer nicht im Gleich­ge­wicht zum Mehr­wert einer ehren­amt­li­chen Tätig­keit. Eine doku­men­tier­te Struk­tur, die zudem Com­pli­an­ce-Richt­li­ni­en ent­spricht, senkt das per­sön­li­che Risi­ko erheb­lich. Gleich­zei­tig macht sie deut­lich, wie effi­zi­en­te Mit­ar­beit auch den zeit­li­chen und orga­ni­sa­to­ri­schen Ein­satz gering hält und die Zugangs­hür­de zum Ehren­amt damit wei­ter senkt.

Ein zer­ti­fi­zier­tes QM-Sys­tem nimmt eine mög­lichst effek­ti­ve Arbeit der Geschäfts­stel­le in den Blick. In der Schalt­zen­tra­le eines Ver­ban­des erbrin­gen die haupt­amt­li­chen Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter Ser­vice­leis­tun­gen gegen­über den Mit­glie­dern, ver­mit­teln Infor­ma­tio­nen, bera­ten und unter­stüt­zen. Eine gut orga­ni­sier­te, auf das Mit­glied hin arbei­ten­de und für die Mit­glie­der wir­ken­de Geschäfts­stel­le steht nicht nur nach außen für Pro­fes­sio­na­li­tät, son­dern bewirkt auch ein ergeb­nis­ori­en­tier­tes Arbeits­kli­ma, die ers­te Front hoher Mit­glie­der­zu­frie­den­heit.

Gera­de im Ehren­amt ste­hen die per­sön­li­chen Risi­ken – zumal bei Berufs­ver­bän­den – noch immer nicht im Gleich­ge­wicht zum Mehr­wert einer ehren­amt­li­chen Tätig­keit. Eine doku­men­tier­te Struk­tur, die auch Com­pli­an­ce-Richt­li­ni­en ent­spricht, senkt das per­sön­li­che Risi­ko erheb­lich. Gleich­zei­tig macht sie deut­lich, wie effi­zi­en­te Mit­ar­beit auch den zeit­li­chen und orga­ni­sa­to­ri­schen Ein­satz gering hält und die Zugangs­hür­de zum Ehren­amt damit wei­ter senkt.

NPO-Label für Exzel­lenz mit dem Ehren­amt

Pro­zes­se wie Füh­rung, Orga­ni­sa­ti­on und schließ­lich Leis­tungs­fä­hig­keit und Mit­glie­der­ori­en­tie­rung der Geschäfts­stel­le stan­den im Vor­der­grund der klas­si­schen ISO-Zer­ti­fi­zie­rung. Das „NPO-Label für Manage­ment Excel­lence“ des Ver­bands­ma­nage­men­t­in­sti­tuts (VMI) der Uni­ver­si­tät Frei­burg in der Schweiz ergänzt die Erfor­der­nis­se einer ISO-Norm um das Ehren­amt. Schlüs­sel­the­men wie Trans­pa­renz beim Zustan­de­kom­men von Gre­mien­ent­schlüs­sen und koope­ra­ti­ver Füh­rungs­stil ste­hen im Vor­der­grund des NPO-Labels für Manage­ment Excel­lence.

Das Label wird den­je­ni­gen Ver­bän­den und gemein­nüt­zi­gen Orga­ni­sa­tio­nen ver­lie­hen, die in fest­ge­leg­ter Wei­se und nach­ge­wie­se­nem Maße ihr gesamt­or­ga­ni­sa­to­ri­sches Manage­ment nach dem heu­te ver­füg­ba­ren Manage­ment-Wis­sen orga­ni­siert haben. Als Grund­la­ge des Manage­ment-Sys­tems für NPO dient das Frei­bur­ger Manage­ment-Modell (FMM). Im Vor­der­grund der Bewer­tung steht nicht das QM-Sys­tem, son­dern viel­mehr das Gesamt-Manage­ment­sys­tem mit Blick auf eine rei­bungs­lo­se sys­te­ma­ti­sche Ord­nung der Ver­bands­füh­rungs- und Gre­mi­en­lei­tungs­ar­beit mit beson­de­rem Blick auf das Ehren­amt.

TQE-Modell: Mehr Geld für Fund­rai­sing

Als drit­tes ver­bands­ori­en­tier­tes Nor­men­mo­dell rich­tet das TQE-Modell (Total-Qua­li­ty-Excel­lence) der Fund­rai­sing Aka­de­mie Frank­furt sei­nen Blick auf die Spen­den sam­meln­den Orga­ni­sa­tio­nen. Es beruht eben­so auf der Nor­men­grup­pe ISO 2001:9000; die Unter­schie­de zu DGVM ZERT erge­ben sich aber aus der gegen­über DGVM ZERT fokus­sier­ten Ziel­grup­pe der Fund­rai­ser.

Die Ent­wick­lung des TQE-Gui­des als Kri­te­ri­en­ka­ta­log soll die Defi­zi­te in der Struk­tur von Spen­den sam­meln­den Orga­ni­sa­tio­nen auf­he­ben und greiftf maß­geb­lich auf die Erfah­rung der Dozen­ten der Fund­rai­sing Aka­de­mie, deren Geschäfts­feld in der Aus­bil­dung von Mit­ar­bei­tern (Fund­rai­sern) der Spen­den­ab­tei­lun­gen gemein­nüt­zi­ger Orga­ni­sa­tio­nen besteht, zurück.

Gera­de für die Spen­den sam­meln­den Orga­ni­sa­tio­nen ist zwin­gend eine Ergeb­nis­kon­trol­le unter Berück­sich­ti­gung inter­ner und exter­ner Bench­marks ein­zu­rich­ten, wor­auf das TQE-Modell Wert legt. Mit der TÜV-Rhein­land-Group als Zer­ti­fi­zie­rungs­part­ner wur­de das TQE-Modell Fund­rai­sing ent­wi­ckelt, um eine Ergeb­nis­kon­trol­le neben der Opti­mie­rung inter­ner Pro­zes­se und Ver­fah­ren ein­zu­rich­ten.

Wie auch bei DGVM ZERT kön­nen die betei­lig­ten Orga­ni­sa­tio­nen sich durch den TÜV von exter­ner Stel­le zer­ti­fi­zie­ren las­sen. Durch viel­fäl­ti­ge Miss­brauchs­fäl­le ist die Auf­merk­sam­keit hoch, wenn es dar­um geht, was die Orga­ni­sa­tio­nen mit dem Geld der Spen­de­rin­nen und Spen­der, das ihnen für die sat­zungs­ge­mä­ßen Zwe­cke gege­ben wur­de, tat­säch­lich anstel­len. Com­pli­an­ce ist hier nur ein Schlag­wort. Das TQE-Modell mit einer TÜV-Zer­ti­fi­zie­rung kann die von der Öffent­lich­keit und den Spen­dern gefor­der­te Trans­pa­renz im Hin­blick auf die Mit­tel­ver­wen­dung her­stel­len. Dies wird mög­lich, da der TÜV-Audi­tor die zu zer­ti­fi­zie­ren­de Orga­ni­sa­ti­on in Beglei­tung eines Fach­au­di­tors-Fund­rai­sings besucht und sich vor Ort von der Umset­zung der in der TQE fest­ge­leg­ten Regeln ein Bild macht und auch die Doku­men­ta­ti­on der Umset­zung nach­voll­zieht. So wird deut­lich, ob die Orga­ni­sa­ti­on die Vor­ga­ben auch tat­säch­lich auf allen Ebe­nen lebt.

Fazit

Es liegt nah, an der Ver­bands­ar­beit Hand anzu­le­gen und sie für Qua­li­tät und Effi­zi­enz wei­ter fit zu machen. Oft über­zeugt die Not­wen­dig­keit, tra­dier­te Pro­zes­se zu ver­schlan­ken und ste­tig in einen Ver­bes­se­rungs­pro­zess ein­zu­tre­ten. Das Zer­ti­fi­kat ist kei­ne ein­ma­lig erlang­te Urkun­de, son­dern Selbst­ver­pflich­tung, zu den jewei­li­gen Wie­der­ho­lungs­au­dits Ver­bes­se­run­gen erreicht zu haben. Eine der­ar­ti­ge Pro­zess­ori­en­tie­rung, Min­dest­an­for­de­rung und Sprung­brett, dient immer der Effi­zi­enz­stei­ge­rung und damit der lang­fris­ti­gen Qua­li­täts­si­che­rung der Ver­bands­ar­beit.

Drei Model­le, drei Schwer­punk­te: Je nach Ziel­set­zung kommt ein QM-Sys­tem oder die Kom­bi­na­ti­on von zwei­en infra­ge, um den Ver­band gut auf­zu­stel­len. Ja, die Ein­füh­rung eines QM-Sys­tems braucht Zeit und ist mit Auf­wand ver­bun­den. Regel­mä­ßi­ge Rezer­ti­fi­zie­run­gen alle zwei oder drei Jah­re bin­den aber­mals Res­sour­cen. Doch der Auf­wand lohnt, wenn alle Betei­lig­ten an einem Strang zie­hen und damit die eige­ne Arbeits­wei­se nicht nur über­den­ken, son­dern auch ver­schlan­ken. Ganz neben­bei wird die Orga­ni­sa­ti­on wet­ter­fest und kri­sen­si­che­rer gemacht. Von den Wett­be­werbs­vor­tei­len ganz zu schwei­gen. Eine wohl­über­leg­te und gut ange­leg­te Zer­ti­fi­zie­rung ist eine Schlank­heits­kur für die Orga­ni­sa­ti­on und wirkt attrak­ti­vi­täts­stei­gernd zugleich.

Nicht nur die Vor­ar­bei­ten zur Zer­ti­fi­zie­rung, son­dern vor allem die all­täg­li­che Ori­en­tie­rung an den Qua­li­täts­ma­nage­ment-Sys­te­men bringt für unse­re Ver­bands­ar­beit – und dies in allen Berei­chen – enor­me Vor­tei­le, die wir heu­te nicht mehr mis­sen woll­ten. Ein ganz gra­vie­ren­der Vor­teil ergibt sich bei­spiels­wei­se bei der Ein­ar­bei­tung von neu­en Mit­ar­bei­tern, die unse­re Arbeit wesent­lich schnel­ler ver­ste­hen und so auch zei­ti­ger ins Team inte­griert wer­den. Auch sons­ti­ge Rei­bungs­ver­lus­te haben sich auf das Mini­mals­te beschränkt“, fasst Wolf­gang Strauß von den Ver­bän­den des Baye­ri­schen Zim­me­rer- und Holz­bau­ge­wer­bes zusam­men.

(erst­mals erschie­nen im Ver­bän­de­re­port 09/2017)

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